Kongressplaner

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht notwendiger Teilschritte bei der Planung und Organisation einer Veranstaltung Diese Übersicht gibt Ihnen Anhaltspunkte, wie Sie dabei vorgehen sollten. Sie muss in jedem Fall Ihren individuellen Anforderungen angepasst werden.

Legen Sie fest:

  • wer für die einzelnen Aufgaben der verantwortliche Ansprechpartner ist
  • bis zu welchem Termin die Aufgaben erledigt sein müssen
  • und kontrollieren Sie immer wieder, ob die Termine auch eingehalten werden.
  • Die notwendige Vorlaufzeit für Ihre Planung ist abhängig von der Art und Größe der Veranstaltung.
    Planen Sie bei
  • 200 bis 800 Teilnehmern etwa 6 Monate im Voraus
  • mehr als 800 Teilnehmern etwa 12 Monate im Voraus
  • Messen etwa 12 Monate im Voraus damit Sie auch noch eine Auswahl für Ihren Stand haben
  1.  Konzeption
  2. Vorfeldorganisation
  3. Grobplanung
  4. Deteilplanung
  5. Kurz Vorher
  6. Am Tag der Veranstaltung
  7. Nachbearbeitung

 

1. KONZEPTION
Veranstaltungsprofil erstellen

  • Ziel, Thema
  • Rahmen
  • Termin & Dauer
  • Vorauswahl für die Region bzw. dem Ort

Teilnehmerprofil erstellen

  • Besuchertyp
  • geplanter Teilnehmerzahl
  • Begleitpersonen

Budgetprofil erstellen

  • Kosten aufstellen
  • Wer trägt welche Kosten?
  • Finanzierungsmöglichkeiten recherchieren
  • Anträge für Förderprogramme müssen frühzeitig gestellt werden!
  • Zusammenarbeit mit professionellen Dienstleister?
  • Werbe-, PR-Agentur
  • Event-Agentur
  • Incoming-Agentur
  • Reisebüro
  • Verkehrsträger
  • Official Carrier
  • Rahmenverträge
  • Messebau
  • Letter-Shop
  • Catering

Welche Technik zur Unterstützung der Veranstaltungsplanung & Organisation
kann für Sie von Nutzen sein?

  • Projektoren
  • Lichteffekte
  • Tontechnik
  • Leinwand

Telefon Fax PC

 

2. ORGANISATION IM VORFELD

Welcher Versicherungsschutz ist notwendig?

  • Haftung z.B. für Ausfall etc.

Steuerrechtliche Fragen klären!

Organisation der Buchhaltung

  • Marketingplan erstellen
  • Konzeption
  • Welche Medien sollen genutzt werden?
  • Welche Aktionen planen Sie? Erstellen Sie einen Zeitplan!
  • Ist die Zusammenarbeit mit einer Agentur ratsam?

Was wird im Laufe der Planung, Organisation und Durchführung benötigt?
Schreib- und Büromaterial

  • Kongresstaschen
  • Präsente, Preise
  • Informationsbroschüren (z.B. zum Ort etc.)
  • Kataloge (wie viele und Lieferung direkt zum Veranstaltungsort)
  • Namensschildhüllen
  • Geschäftsdrucksachen
  • Briefumschläge
  • Ankündigungsschreiben
  • Einladungen/ Anmeldeformulare
  • Reservierungsbestätigungen
  • Eintrittskarten
  • Rechnungsvordrucke
  • Tagesordnung
  • Programmhefte
  • Reiseinformationen
  • Fragebogen
  • Ausstellerliste
  • Ausstellermappen
  • Teilnehmerliste
  • Namensschilder (Badges)
  • Presseausweise
  • Tischschilder
  • Menükarten

Drucksachen

  • Abstract-Formulare
  • Poster
  • Pressemeldungen
  • Tagungsmappen
  • Kongressmaterial

Konzeption (Inhalt, Layout etc.)
 Organisation der Ausführung (Bestellung, Druck etc.)
Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Veranstaltung anzukündigen!
Werben Sie auf Messen oder ähnlichen Veranstaltungen in Form von Anzeigen, Plakaten, etc. und Informieren Sie über den Termin und Ort Ihrer Veranstaltung!
Versenden Sie später ein persönliches Mailing mit den Hauptthemen und bieten Sie die Möglichkeit der Voranmeldung!

3. GROBPLANUNG

Wahl der Veranstaltungsstätte
Anforderungsprofil erstellen für:

  • Tagungsräumlichkeiten
  • Unterbringung
  • Reservierung/ Buchung vornehmen

Programmplanung
Fachprogramm

  • Konzeption der
  • Workshops
  • Vorträge
  • Diskussionen
  • Fachausstellung
  • Programmkomitee bilden
  • Moderator, Redner, Referenten
  • Host Hostessen
  • Anfragen (Dabei evtl. eine Agentur beauftragen.)
  • Einladung

Von Bedeutung ist die Betreuung der Redner!
Bleiben Sie während der gesamten Planungszeit in Kontakt, informieren Sie Ihre Referenten über alle notwendigen Details des Programms und teilen Sie Änderungen frühzeitig mit!
Koordination der Einzelbeiträge:

  • Manuskripte, Abstracts anfordern
  • Tagesordnung erstellen
  • Zeitplan (incl. Pausen) erstellen

Rahmenprogramm
insbesondere:

  • das offizielle Rahmenprogramm für alle Teilnehmer
  • das Programm für die Begleitpersonen
  • gemeinsames Programm für Teilnehmer und Begleitpersonen im Anschluß

jeweils:

  • Angebote einholen bzw. eine Agentur beauftragen
  • Transfer organisieren
  • Buchungsmodalitäten (Fristen etc.) klären
  • Reservierung vornehmen

Gesamtprogramm

  • Zeitplan erstellen

An- & Abreise

  • Zeiten festlegen
  • Reisemöglichkeiten recherchieren
  • Flug, Bahn, Mietwagen
  • In welcher Form ist ein Transfer notwendig und wer übernimmt diesen?
  • Welche Parkkapazitäten werden benötigt und welche Möglichkeiten sind vorhanden?

Planung der Nachbereitung

  • Teilnehmerbefragung (Fragebogen) konzipieren

Eine hohe Rücklaufquote können Sie z.B. durch die Vergabe der Teilnahmezertifikats erst nach Abgabe der ausgefüllten Fragebögen gewährleisten!

  • Dokumentation
  • Statistik

Personalbedarf
Benötigen Sie

  • Dolmetscher
  • Fotograf
  • Techniker
  • Moderatoren
  • Hostessen
  • Einlass-/ Ordnungsdienst
  • Hilfspersonal 

Versenden Sie jetzt Ihre Einladung mit den detaillierten Informationen zum Programm zur Anreise Anmeldeformulare Gebühren

 

 

4. DETAILPLANUNG
1 Monate bis 3 Monate vorher

Catering

  • Getränke und Speisen:
  • Was wird wann und wo und in welcher Menge benötigt?
  • während der Tagung
  • in den Pausen
  • zum Rahmenprogramm
  • Reservierung vornehmen
  • Menüplan erstellen, Speisen aufeinander abstimmen
  • Zeitplan erstellen

Räumlichkeiten
Detailplanung und Absprache mit den Verantwortlichen vor Ort

  • Reservierung vornehmen
  • Was wird benötigt für
  • Vorträge, Workshops, Podiumsdiskussion, Ausstellung etc.
  • Mahlzeiten und Rahmenprogramm ?
  • Ausstattung?
  • Bestuhlung
  • Bühne
  • Podium
  • Rednerpult
  • Dekoration?
  • Fahnen
  • Transparente
  • Firmenzeichen
  • Blumen
  • Beschilderung
  • Technik?
  • Videotechnik
  • Audiotechnik
  • Beleuchtung
  • Präsentationshilfsmittel
  • Anschlüsse (Telefon, ISDN etc.)
  • Sonstiges?
  • technische Betreuung
  • Aufbauzeiten
  • Techniktest

Vergessen Sie auch nicht zu klären, was Sie für

  • Tagungsbüro
  • Registrierung
  • Garderobe
  • Lagerräume
  • Vorbereitungsräume bzw. Referentenzimmer
  • Absperrung
  • Sicherheitsvorkehrungen

benötigen

 

 

5. KURZ VORHER
1 Tag bis ca. 14 Tage vorher

  • Regieplan erstellen mit
  • allen Treffpunkten, Terminen
  • Details zu den Absprachen (z.B. Ausstattung)
  • Protokollarisches (Begrüßung von Sponsoren, VIP’s,…)
  • Wichtig: immer aktualisieren!!
  • Ablaufplan für alle Beteiligten
  • Aktuelle Teilnehmerzahlen
  • feststellen
  • kommunizieren an
  • Hotel ( z.B. wegen der Zimmerlisten)
  • Tagungsstätte
  • Transferunternehmen
  • Unterlagen zusammenstellen:
  • Pressemappen
  • Tagungsmappen mit
  • Veranstaltungsprogramm
  • Tagesordnung
  • Fragebogen
  • Informationen zu Firma, Verband,…
  • Schreibmaterial
  • Teilnehmerliste, Sponsorenliste
  • Informationen zur Stadt, Stadtpläne
  • Organisationsunterlagen mit
  • Kommunikationsliste (Ansprechpartner, Telefonnummer)
  • Ablaufplan
  • Sitz- Tischordnung
  • Ablaufkontrolle
  • Endabstimmung
  • Briefing aller Beteiligte
  • Packliste
  • Büromaterial für Tagungsbüro
  • Stadtpläne
  • Fahr- und Flugpläne

 

 

6. AM TAG DER VERANSTALTUNG

Letzte Ablaufkontrolle mit den Verantwortlichen
Prüfen der

  • Räume
  • Technik
  • Menüfolge
  • Letztes Briefing der Beteiligten über aktuelle Änderungen
  • Checken des georderten Personals

 

 

7. NACHBEREITUNG

  • Pressemitteilungen verfassen und versenden
  • Protokolle/ Bericht
  • Dankschreiben an die Beteiligten
  • Abrechnung
  • Kritische Nachbesprechung zum Verlauf

 

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42697 Solingen

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